Організація заходів
в Києві
Проведення корпоративу – що потрібно знати про організацію?
Якщо ви вирішили або поки що плануєте провести корпоратив для співробітників своєї компанії, вам обов’язково потрібно ознайомитися з даною статтею, особливо, якщо проведення корпоративу в підсумку буде делеговане івент-агентству.
Корпоратив – це не завжди просто лише вечірка для співробітників компанії, щоб відзначити важливу дату, як-от ювілей компанії чи новий рік. Часто проведення корпоративу – це також і важливий інструмент командоутворення, який сприяє підвищенню лояльності персоналу, поліпшенню робочих відносин і створенню позитивної атмосфери в компанії. Однак проведення корпоративу в Києві – це складний процес, що вимагає ретельної підготовки та врахування безлічі деталей. У цій статті ми розберемо всі ключові моменти, які допоможуть провести корпоратив на найвищому рівні.
1. Мета та формат корпоративу
Перш ніж приступити до планування, важливо зрозуміти, яку мету переслідує ваш захід:
- Згуртування колективу – тімбілдинг, квести, спортивні заходи.
- Підбиття підсумків року – урочисті нагородження, бенкети, гала-вечері.
- Навчання і розвиток – семінари, майстер-класи, тренінги.
- Розважальна програма – концерти, шоу, вечірки з артистами.
Вибір формату визначить усе подальше планування. Наприклад, якщо захід спрямований на тімбілдинг, варто обирати активні заходи на природі або ігрові тренінги, а якщо це новорічний корпоратив – краще зупинитися на банкетному форматі з шоу-програмою.
2. Бюджет заходу - скільки коштує провести корпоратив?
Проведення корпоративу починається з одного з важливих параметрів – визначення бюджету. Тут є кілька підходів:
- визначити верхній поріг бюджету на корпоратив,
- бюджет без обмежень.
З досвіду івент-агентства Party Time ми можемо сказати, що найчастіше використовується перший варіант, тобто є певний бюджет, у рамках якого необхідно провести корпоратив в Києві. Зрозуміло, що бюджет без обмежень – це мрія будь-якого івент-агентства, адже в такому разі можна організувати дійсно шикарний корпоратив і непогано заробити на цьому.
У реальності ж, хоча замовники часто розуміють, на який максимальний бюджет вони можуть розраховувати, в більшості випадків вони повідомляють, що готові розглядати пропозиції від івент-агентства. Однак це не дуже розумний підхід, оскільки агентство подій може виконати непотрібну роботу, розраховуючи, що реальний бюджет не менший за розрахунковий, що в підсумку призводить до нерозуміння між замовником і організатором.
Якщо у вас є складнощі з розумінням, який бюджет необхідно виділити на корпоратив, то зробити це не так вже й складно. Складіть базовий список того, що ви бажаєте замовити для корпоративного заходу і запишіть, скільки це може приблизно коштувати.
Список базових послуг, які потрібно розрахувати, може виглядати так:
✔ Івент-локація (оренда закладу або майданчика та ресторанне обслуговування або кейтеринг).
✔ Алкогольні напої (якщо передбачаються на івенті).
✔ Розважальна програма (ведучий, діджей, артисти естради, шоу-програми).
✔ Декор і технічне забезпечення (світло, звук, сцена, відеоекрани, спецефекти, світло, звук, сцена, спецефекти).
✔ Транспорт і можливе проживання для співробітників.
✔ Додаткові витрати (в тому числі непередбачені).
✔ Послуги агентства (у разі його залучення).
Це далеко не фінальний список того, що необхідно для проведення корпоративу в Києві, проте для базового розуміння формування бюджету заходу цього може бути достатньо. Таким чином ви зможете зорієнтувати івент-агентство, щоб воно запропонувало вам найоптимальніший варіант.
У Києві можна провести корпоратив у різних цінових категоріях – від бюджетних заходів в офісі до преміальних заходів у найкращих ресторанах і заміських комплексах.
Якщо ж говорити більш точно про цифри, що і скільки може коштувати, то бюджетний корпоратив у Києві на 100 осіб можна організувати, починаючи від 15 000 usd. У цьому разі не варто очікувати чогось надприродного, адже ця сума покриє витрати на локацію, харчування та алкоголь, мінімальну програму (ведучий, діджей і кавер-бенд) і послуги івент-агентства.
Якщо ж говорити про преміум-варіант корпоративу на 100 осіб, то йдеться про суми від 50 000 usd і вище. Під час організації такого заходу можна приділити більше уваги декораціям, рівню артистів, технічним та інноваційним рішенням тощо.
3. Місце проведення (івент-локація)
Корпоратив в Києві можна провести в ресторані, заміському комплексі, в орендованому залі, на теплоході або на спеціальних івент-локаціях просто неба (якщо йдеться про літні заходи).
Під час вибору майданчика важливо враховувати такі параметри:
- Кількість учасників.
- Формат заходу ( бенкет, фуршет, тімбілдинг, вечірка).
- Місцезнаходження локації (зручність транспортування співробітників).
- Наявність технічного оснащення (звук, світло, сцена).
Популярні майданчики в Києві для корпоративів:
- Ресторани з терасами і бенкетними залами – універсальний варіант, як для літніх, так і зимових заходів.
- Клуби та концерт-холи – для масштабних вечірок преміум рівня.
- Заміські комплекси – ідеальні для тімбілдингу та літніх вечірок.
- Лофти та арт-простори – підходять для нестандартних заходів.
4. Розважальна програма
Добре підібрана програма зробить корпоратив в Києві не просто зібранням колег, а справжньою подією. Саме тут проявляється справжня цінність хорошого організатора, як наприклад, івент-агентство Party Time. Адже продумати якісну програму заходу, скласти сценарний план і сценарій, продумати логістику, таймінги, взяти все на контроль не під силу кожному. Часто цей комплекс завдань вимагає також і досвіду, адже деякими навичками організації неможливо просто так опанувати, не випробувавши все на власному досвіді.
За наповненням розважальної програми можуть знадобитися такі види артистів:
- Ведучий – створить атмосферу, організує інтерактив із гостями.
- Жива музика або кавер-група – додасть заходу особливої атмосфери.
- Діджей – забезпечить енергійну музичну підтримку.
- Популярні артисти (зірки естради) – вони стануть справжнім сюрпризом для гостей.
- Всілякі шоу-програми – ілюзіоністи, танцювальні колективи, стендап-коміки.
Крім артистів, можуть також знадобитися і різні атракціони, інтерактивні елементи та інші розваги. Правильний вибір артистів і розваг зробить ваш корпоратив яскравим і незабутнім.
5. Кейтеринг і алкоголь
Важливий аспект будь-якого заходу, адже без їжі та напоїв захід приречений на провал!
Вибір їжі та напоїв безпосередньо залежить від формату заходу:
- Бенкет – повноцінна вечеря з офіціантами.
- Фуршет – легкі закуски, канапе, коктейлі.
- Барбекю-вечірка – якщо корпоратив проходить на природі.
Важливо заздалегідь продумати меню з урахуванням уподобань співробітників (наприклад, вегетаріанські, безглютенові страви тощо), а також правильно розрахувати кількість алкоголю. Хоча це може здатися дріб’язковим питанням, варто все ж серйозно поставитися до харчування на корпоративі. Якщо ви самі не впевнені в тому, що можете проконтролювати це завдання, краще довірити його професіоналам з івент-агентства Паті Тайм.
Паті Тайм пропонує організацію різних видів івентів в Києві:
6. Логістика і транспорт
Якщо захід відбувається за містом, необхідно організувати транспорт для співробітників. Найкращий варіант – оренда автобусів або трансферних мікроавтобусів, щоб гості не турбувалися про дорогу. Дуже часто транспорту не приділяється належної уваги, що призводить надалі до несподіваних «сюрпризів». Тому ми рекомендуємо опрацювати це питання так само ретельно, як і інші, не менш важливі питання.
Якщо корпоратив планується на більш ніж один день, то також варто заздалегідь продумати розміщення учасників, для цього потрібна локація з готелем або окремий готель поблизу.
7. Фото- і відеозйомка
Ще один важливий момент для корпоративного заходу – фото- і відеозйомка. Тож, якщо вам важливо зберегти спогади про подію, рекомендується замовити професійного фотографа і відеографа. Це дасть змогу створити яскраві фотозвіти та відеоролики, які можна використовувати для внутрішніх корпоративних цілей або в соцмережах компанії.
8. Час
Один із секретів від професіоналів, як провести корпоратив, щоб досягти виконання всіх поставлених завдань – це виділити достатньо часу на процес організації.
Якщо ви думаєте, що івент-агентство існує для того, щоб організовувати заходи з сьогодні на завтра, то ви глибоко помиляєтеся! Процес організації будь-якого, навіть невеликого корпоративу вимагає часу на підготовку і опрацювання всіх завдань. Чим більше часу буде в агентства, тим якісніше будуть опрацьовані всі завдання.
Скільки ж часу потрібно виділяти на підготовку корпоративного заходу?
Візьмемо знову для прикладу корпоратив на 100 осіб. У разі бюджетного варіанту (невеликий бюджет передбачає і невелику кількість завдань) на підготовку може бути достатньо 1 місяця. Однак, враховуючи необхідний час на початкові переговори між замовником і агентством, бажано додати ще 2-4 тижні, що в підсумку становить 2 місяці.
Для корпоративу преміум-рівня, де можуть знадобитися складні завдання, як, наприклад, виготовлення унікальних декорацій, розробка нових постановок і шоу, замовлення сувенірної продукції з розробкою і затвердженням дизайн-макетів тощо, може знадобитися від 3 до 6 місяців.
Зрозуміло, бувають випадки, коли івент-агентство зможе виконати поставлені завдання і за кілька тижнів. Але в цьому разі підготовка і проведення заходу можуть бути досить стресовими для організаторів, а також спричинити подорожчання роботи агентства.
9. Як спростити проведення корпоративу?
Проведення корпоративу в Києві може зайняти багато часу, якщо займатися цим самостійно. Набагато простіше довірити процес професійному івент-агентству, яке візьме на себе всі турботи.
Переваги роботи з агентством:
✔ Підбір майданчика і концепції.
✔ Розробка концепції та розважальної програми.
✔ Планування і контроль бюджету.
✔ Організація логістики та технічного забезпечення.
✔ Координація всіх підрядників.
✔ І найголовніше – агенція працює за вас, а ви зможете сповна насолодитися подією!
Агентство Party Time пропонує комплексне проведення корпоративів у Києві – від пошуку локації до фінальної реалізації.
Висновок
Як провести корпоратив, який запам’ятається? Головне – зважати на цілі заходу, правильно розподілити бюджет, обрати відповідну локацію та створити цікаву розважальну програму.
Якщо вам потрібне професійне проведення корпоративу в Києві, зверніться до Party Time – і ми зробимо ваш захід бездоганним!
