Організація заходів
в Києві
Бюджет корпоративного свята | Новий рік компанії – що по чому?
Бюджет корпоративного свята
Плануєте свято і ламаєте голову: скільки коштує Новий рік компанії, як розрахувати бюджет новорічного корпоративу і з чого складається бюджет корпоративного свята? Ця стаття – практичний гід від Party Time: зрозумілі пояснення, реальні цифри і зразки кошторисів, щоб ви могли впевнено планувати і приймати рішення.
У тексті наведені формули і приклади, але головне – ви отримаєте чітке розуміння: бюджет корпоративного свята – це не набір випадкових цифр, а продумана модель витрат, яка дозволяє досягти цілей компанії і при цьому зберегти контроль над витратами. Нижче – покроково і з прикладами.
Що таке бюджет корпоративного свята і з чого він складається
Бюджет корпоративного свята – це документ (план), який містить перелік статей витрат і їх суми для організації події. Часто бюджет виступає у вигляді кошторису: кошторис корпоративного свята або кошторис новорічного заходу. Правильний бюджет заходу – це інструмент управління: він допомагає зрозуміти, скільки коштує Новий рік компанії в бажаному форматі і де можна оптимізувати витрати без втрати ефекту.
Основні блоки, які завжди входять до бюджету корпоративного свята:
- Оренда майданчика (зал, ресторан, лофт, заміська база).
- Кейтеринг (харчування і бар) – основна стаття витрат на душу гостя.
- Техніка і продакшн – світло, звук, сцена, екрани, спецефекти.
- Програма та артисти – ведучий на Новий рік, діджей, шоу, зірки естради тощо.
- Декор та оформлення – декор залу, фотозони, брендування.
- Фото та відео – зйомка заходу, монтаж фінального ролика.
- Логістика та сервіс – охорона, клінінг, трансфер.
- Подарунки та сувеніри – гостьові набори, брендовані презенти.
- Персонал і координація – івент-менеджер, координатори на майданчику.
- Резерв і непередбачені витрати – 5-10% від бюджету (обов’язково!).
Ці позиції формують бюджет новорічного корпоративу. Кожна стаття є гнучкою: ви можете збільшити витрати на артистів і заощадити на декорі, або навпаки – зробити акцент на візуалі та мінімізувати шоу. Головне – щоб кошторис відображав пріоритети.
Шукаєте надійного організатора для свого івенту?
Party Time надасть вам повний спектр послуг з організації будь-якого івенту:
корпоративу, дня народження, ювілею, вечірок, бізнес-подій та інших заходів.
Новий рік компанії - що по чому?
Перш ніж детально розбирати окремі статті кошторису, відповімо на головне питання: скільки коштує Новий рік компанії?
І ось наша відповідь: діапазон величезний, від бюджетних варіантів до преміум-шоу. Тому корисніше говорити не про єдину цифру, а про категорії бюджету і про те, як розрахувати бюджет корпоративу виходячи з цілей.
Умовний розподіл за рівнями:
- Базовий рівень – від 2 000 до 3 500 грн./особа: офісний банкет, мінімальний декор, корпоративний діджей, просте меню. Це «достойно» і економно.
- Середній рівень – від 3 500 до 7 000 грн./особа: якісний кейтеринг, ведучий, жива музика (кавер-група), професійний декор.
- Преміум рівень – від 7 000 грн./особа і вище: бренд-шеф, зірка, складний продакшн, дизайн-інсталяції та повний супровід.
Тепер розберемо ключові позиції кошторису корпоративного свята детальніше: що до нього входить, що впливає на ціну та приблизні цифри.
Розбір статей кошторису корпоративу: 7 ключових пунктів бюджету новорічного заходу
Нижче – детальний розбір найбільш значущих статей, які складають бюджет новорічного корпоративу та кошторис новорічного заходу.
1) Оренда майданчика - від вибору місця залежить багато чого
Загальна інформація: оренда – це не просто вартість метра. Вона включає саме приміщення, базові меблі, прибирання, іноді базову технічну підтримку та основний необхідний персонал.
Що впливає на вартість: престиж локації (готель 5*, історичний особняк, rooftop), сезонність, місткість, включені послуги.
Приблизні ціни на івент-локації для Києва:
- Невеликий лофт/ресторан – від 20 000 до 60 000 грн. за вечір.
- Банкетний зал в середньому від 50 000 до 200 000 грн.
Преміум-зали та готелі – від 200 000 грн. і вище.
Порада: якщо хочете заощадити – розглядайте дати в будні дні або ранні грудневі дати, коли попит нижчий. Дві останні п’ятниці року – найпопулярніші дати, тому попит на них буде високим, бронювати такі дати слід за 4-6 місяців.
2) Кейтеринг і бар - їжа, яка створює враження
Загальна інформація: кейтеринг – одна з основних статей бюджету. Ціна формується на основі меню, формату подачі (банкет vs фуршет), наявності алкогольного пакету, рівня сервісу та кількості гостей.
Що впливає на вартість: кількість страв, бренд-шеф, алкоголь (включений або за рахунком), обслуговування (кількість офіціантів на гостя).
Приблизні ціни:
- Стандартний банкет – 1 000 – 2 500 грн./особа.
- Розширений банкет або сет від бренд-шефа – 2 500 – 5 000 грн./особа.
- Бар (алкоголь) – від 500 до 2 000 грн./особа залежно від напоїв та їх кількості.
Порада: при розрахунку бюджету корпоративу враховуйте окремо непередбачені витрати на додаткові напої та коктейлі.
3) Техніка та продакшн - світло, звук, відео, сцена та вау-ефект
Загальна інформація: професійне світло, звук, відео та сцена перетворюють ідею на шоу. Електроніка, сцена, екрани, спецефекти — це обов’язкові інвестиції для великих подій.
Що впливає на вартість: масштаб сцени, кількість зон, наявність прямої трансляції, піротехніка, світлові шоу, райдер артистів, які виступатимуть на сцені.
Приблизні ціни:
- Базовий комплект звук/світло для залу – від 20 000 до 50 000 грн.
- Продакшн з LED-екранами і сценою – 150 000 – 300 000 грн і вище.
Порада: обов’язково запитуйте технічні райдери артистів заздалегідь – вони впливають на вибір обладнання і, отже, на кошторис новорічного заходу.
4) Артисти, ведучі та шоу-програма - де оживають емоції
Загальна інформація: артисти – те, заради чого багато хто приходить на свято. Від ведучого і діджея до зірки естради – всі вони формують враження і впливають на вартість новорічного корпоративу.
Що впливає на вартість: популярність артистів, тривалість виступу, додаткові вимоги і побутові райдери (трансфер, проживання, харчування).
Орієнтовні ціни:
- Ведучий (професіонал, не медійний) – близько 25 000 – 45 000 грн. / івент
- Діджей-корпоративний – від 10 000 до 15 000 грн. за захід
- Кавер-група – від 60 000 до 150 000 грн. за 90 хвилин
- Поп-артисти – від 200 000 грн.; великі артисти/зірки – від 10 тисяч USD.
Порада: при розрахунку бюджету корпоративу краще виділяти окремий блок на артистів і передбачати опції «Plan A/Plan B» для випадків форс-мажору.
5) Декор, флористика, брендинг - візуальна ідентичність вечора
Загальна інформація: декор формує емоцію і візуальну подачу. Це фотозони, ялинки, композиції, брендовані елементи.
Що впливає на вартість: масштаб оформлення, авторський дизайн, живі квіти, оренда інсталяцій.
Приблизні ціни:
- Мінімальний декор – від 10 000 грн.
- Декор середнього рівня – 30 000 – 100 000 грн.
- Преміум-інсталяції та бренд-інтеграції – 100 000 грн. і вище
Порада: хороша ідея – поєднувати декор і подарунки в загальному стилі, щоб отримати сильний візуальний ефект при оптимальному бюджеті.
6) Координація, персонал, логістика та непередбачені витрати
Загальна інформація: івент-менеджер, координатори, прибирання, охорона, медичний супровід і резерв – це те, без чого свято ризикує перетворитися на хаос.
Що впливає на вартість: масштаб заходу, ризики, вимоги до логістики, необхідність трансферу гостей.
Приблизні ціни:
- Координація команди (менеджер + 2 координатори) – від 20 000 грн.
- Охорона та клінінг – від 10 000 – 30 000 грн.
- Резерв на непередбачені витрати – рекомендований мінімум 5-10% від загальної суми.
Порада: закладайте резерв обов’язково – він врятує кошторис у разі змін щодо артистів або погоди (для open-air).
7) Послуги івент-агентства
Ця стаття витрат з’явиться в тому випадку, якщо ви вирішите звернутися в івент-агентство. Вартість послуг агентства, яку вимагатиме організація корпоративу в Києві, розраховується в кожному агентстві за своїми параметрами. Тому точну вартість сказати складно. Однак, приблизно оцінити роботу агентства можна на рівні 10-20% від загального бюджету новорічного заходу.
Як розрахувати бюджет корпоративу: проста покрокова методика
Щоб грамотно розрахувати бюджет корпоративу, ми рекомендуємо наступну методику – вона проста і перевірена на сотнях проектів:
- Визначте цілі заходу (HR, PR, подяка, продаж, партнерство).
- Формат і масштаб (кількість гостей, indoor/outdoor, тривалість).
- Складіть «каркас» кошторису корпоративу за ключовими статтями (оренда, кейтеринг, шоу, техніка, декор, персонал).
- Встановіть пріоритети – вирішіть, на чому не можна економити.
- Отримайте 3-4 комерційні пропозиції від підрядників і порівняйте.
- Додайте резерв 5-10% і сформуйте остаточний кошторис.
- Контролюйте виконання за допомогою чек-листів і проміжних звітів.
За такого підходу ви отримаєте реальний кошторис новорічної вечірки і зможете відповісти на питання: скільки коштує Новий рік компанії за всіх ваших параметрів.
Приклад: кошторис новорічного заходу на 150 гостей (орієнтовно)
Нижче – приблизний і спрощений кошторис корпоративного свята для орієнтиру. Цифри – умовні і вимагають локального коригування.
- Оренда майданчика: 100 000 грн.
- Кейтеринг (1 500 грн. / чол. *150): 225 000 грн.
- Бар (пакет 800 грн. / чол. *150): 120 000 грн.
- Техніка та продакшн: 180 000 грн.
- Ведучий + діджей: 60 000 грн.
- Кавер-група (90 хв): 80 000 грн.
- Декор і фотозони: 60 000 грн.
- Фото/відео: 40 000 грн.
- Подарунки (300 грн. / особ. *150): 45 000 грн.
- Координація та персонал: 50 000 грн.
- Резерв (5%): 48 000 грн.
Разом (орієнтовно): ~1 008 000 грн. → приблизно ~6 720 грн/особа.
У разі залучення професійного івент-агентства бюджет заходу збільшиться ще на 100 – 150 тис. грн.
Ця модель показує, як окремі статті складаються в бюджет новорічного заходу і як швидко формується підсумковий бюджет корпоративного свята.
Як оптимізувати кошторис без втрати ефекту
Якщо потрібно знизити вартість новорічного корпоративу, але при цьому зберегти враження, використовуйте такі прийоми:
- Скоротіть алкогольний пакет (open-bar замініть на селекцію коктейлів).
- Перейдіть з банкетної подачі на фуршетні станції з шоу-кухнею – це знижує витрати і підвищує динамічність.
- Бронюйте локації поза піковими датами або в будні дні.
- Перегляньте формат шоу: не дуже дорогі популярні артисти замість зірок естради – економія з сенсом.
- Інвестуйте в контент (фотозони, відео) – він працює як PR і дає додаткову цінність.
Ці заходи допомагають акуратно підправити бюджет новорічного корпоративу і зберегти якість.
Party Time допоможе розрахувати кошторис новорічного івенту
Підводячи підсумок: бюджет корпоративного свята – це набір взаємопов’язаних рішень. Правильно складений кошторис корпоративного свята дозволяє не тільки зрозуміти, скільки коштує Новий рік компанії, але і керувати враженням, ROI і ефектом для команди.
Чому варто працювати з агентством подій Party Time при плануванні бюджету:
- Ми допомагаємо розрахувати бюджет корпоративу швидко і ефективно, на основі реальних цін і перевірених підрядників.
- З нами ви отримуєте повний кошторис новорічного заходу, де кожен рядок пояснений і оптимізований.
- Ми вміємо поєднувати «смачний» кейтеринг, яскраве шоу і розумну економіку – так, щоб вартість новорічного корпоративу приносила максимум цінності.
- Наша команда бере на себе переговори з майданчиками, артистами і технічними підрядниками – ви отримуєте результат без стресу.
Дійте заздалегідь. Кращі локації, артисти і умови бронюються за 3-4 місяці до події. Чим раніше ви приступите до планування, тим більше опцій і вигод ви отримаєте.
Хочете, щоб ми розрахували для вас кошторис? Залиште заявку в провідне івент-агентство Києва – Party Time – і ми покажемо, як виглядає детальний кошторис новорічного заходу і скільки коштує Новий рік компанії в обраному вами форматі.
