Организация мероприятий
в Киеве
Проведение корпоратива — что нужно знать об организации?
Если вы решили или пока еще планирует провести корпоратив для сотрудников своей компании, вам обязательно нужно ознакомиться с данной статьей, особенно, если проведение корпоратива в итоге будет делегирована ивент-агентству.
Корпоратив – это не всегда просто лишь вечеринка для сотрудников компании, чтобы отметить важную дату, как юбилей компании или новый год. Часто проведение корпоратива – это также и важный инструмент командообразования, который способствует повышению лояльности персонала, улучшению рабочих отношений и созданию положительной атмосферы в компании. Однако проведение корпоратива в Киеве – это сложный процесс, требующий тщательной подготовки и учёта множества деталей. В этой статье мы разберём все ключевые моменты, которые помогут провести корпоратив на высшем уровне.
1. Цель и формат корпоратива
Прежде чем приступить к планированию, важно понять, какую цель преследует ваше мероприятие:
- Сплочение коллектива – тимбилдинг, квесты, спортивные мероприятия.
- Подведение итогов года – торжественные награждения, банкеты, гала-ужины.
- Обучение и развитие – семинары, мастер-классы, тренинги.
- Развлекательная программа – концерты, шоу, вечеринки с артистами.
Выбор формата определит всё дальнейшее планирование. Например, если мероприятие направлено на тимбилдинг, стоит выбирать активные мероприятия на природе или игровые тренинги, а если это новогодний корпоратив – лучше остановиться на банкетном формате с шоу-программой.
2. Бюджет мероприятия – сколько стоит провести корпоратив?
Проведение корпоратива начинается с одного из важных параметров — определения бюджета. Здесь есть несколько подходов:
- определить верхний порог бюджета на корпоратив,
- бюджет без ограничений.
По опыту ивент-агентства Party Time мы можем сказать, что чаще всего используется первый вариант, т.е. имеется некий бюджет, в рамках которого необходимо провести корпоратив в Киеве. Разумеется, что бюджет без ограничений – это мечта любого ивент-агентства, ведь, в таком случае можно организовать действительный шикарный корпоратив и неплохо заработать на этом.
В реальности же, хотя заказчики часто понимают, на какой максимальный бюджет они могут рассчитывать, в большинстве случаев они сообщают, что готовы рассматривать предложения от ивент-агентства. Однако это не очень разумный подход, так как агентство событий может выполнить ненужную работу, рассчитывая, что реальный бюджет не меньше расчетного, что в итоге приводит к непониманию между заказчиком и организатором.
Если у вас есть сложности с пониманием, какой бюджет необходимо выделить на корпоратив, то сделать это не так уж и сложно. Составьте базовый список того, что вы желаете заказать для корпоративного мероприятия и запишите, сколько это может приблизительно стоить.
Список базовых услуг, которые потребуется рассчитать, может выглядеть так:
✔ Ивент-локация (аренда заведения или площадки и ресторанное обслуживание или кейтеринг).
✔ Алкогольные напитки (если предусматриваются на ивенте).
✔ Развлекательная программа (ведущий, диджей, артисты эстрады, шоу-программы).
✔ Декор и техническое обеспечение (свет, звук, сцена, видеоэкраны, спецэффекты).
✔ Транспорт и возможное проживание для сотрудников.
✔ Дополнительные расходы (в том числе непредвиденные).
✔ Услуги агентства (в случае его привлечения).
Это далеко не финальный список того, что необходимо для проведения корпоратива в Киеве, однако для базового понимания формирования бюджета мероприятия этого может быть достаточно. Таким образом вы сможете сориентировать ивент агентство, чтобы оно предложило вам наиболее оптимальный вариант.
В Киеве можно провести корпоратив в разных ценовых категориях – от бюджетных мероприятий в офисе до премиальных мероприятий в лучших ресторанах и загородных комплексах.
Если же говорить более точно о цифрах, что и сколько может стоить, то бюджетный корпоратив в Киеве на 100 человек можно организовать, начиная от 15 000 usd. В этом случае не стоит ожидать чего-либо сверхъестественного, так как эта сумма покроет расходы на локацию, питание и алкоголь, минимальную программу (ведущий, диджей и кавер-бенд) и услуги ивент-агентства.
Если же говорить о премиум варианте корпоратива на 100 чел., то речь идет о суммах от 50 000 usd и выше. При организации такого мероприятия можно уделить больше внимания декорациям, уровню артистов, техническим и инновационным решениям и т.д.
3. Место проведения (ивент-локация)
Корпоратив в Киеве можно провести в ресторане, загородном комплексе, в арендованном зале, на теплоходе или на специальных ивент-локациях под открытым небом (если речь идет о летних мероприятиях).
При выборе площадки важно учитывать такие параметры:
- Количество участников.
- Формат мероприятия (банкет, фуршет, тимбилдинг, вечеринка).
- Местонахождение локации (удобство транспортировки сотрудников).
- Наличие технического оснащения (звук, свет, сцена).
Популярные площадки в Киеве для корпоративов:
- Рестораны с террасами и банкетными залами – универсальный вариант, как для летних так и зимних мероприятий.
- Клубы и концерт-холлы – для масштабных вечеринок премиум уровня.
- Загородные комплексы – идеальны для тимбилдинга и летних вечеринок.
- Лофты и арт-пространства – подходят для нестандартных мероприятий.
4. Развлекательная программа
Хорошо подобранная программа сделает корпоратив в Киеве не просто собранием коллег, а настоящим событием. Именно здесь проявляется истинная ценность хорошего организатора, как например, ивент-агентство Party Time. Ведь продумать качественную программу мероприятия, составить сценарный план и сценарий, продумать логистику, тайминги, взять всё на контроль не под силу каждому. Часто этот комплекс задач требует также и опыта, ведь некоторыми навыками организации невозможно просто так овладеть, не испытав все на собственном опыте.
По наполнению развлекательной программы могут потребоваться такие виды артистов:
- Ведущий – создаст атмосферу, организует интерактив с гостями.
- Живая музыка или кавер-группа – придаст мероприятию особую атмосферу.
- Диджей – обеспечит энергичную музыкальную поддержку.
- Популярные артисты (звезды эстрады) – они станут настоящим сюрпризом для гостей.
- Всевозможные шоу-программы – иллюзионисты, танцевальные коллективы, стендап-комики.
Кроме артистов, могут также потребоваться и различные аттракционы, интерактивные элементы и другие развлечения. Правильный выбор артистов и развлечений сделает ваш корпоратив ярким и незабываемым.
5. Кейтеринг и алкоголь
Важный аспект любого мероприятия, ведь без еды и напитков мероприятие обречено на провал!
Выбор еды и напитков напрямую зависит от формата мероприятия:
- Банкет – полноценный ужин с официантами.
- Фуршет – лёгкие закуски, канапе, коктейли.
- Барбекю-вечеринка – если корпоратив проходит на природе.
Важно заранее продумать меню с учётом предпочтений сотрудников (например, вегетарианские, безглютеновые блюда и т. д.), а также правильно рассчитать количество алкоголя. Хотя это может показаться пустяковым вопросом, стоит все же серьезно отнестись к питанию на корпоративе. Если вы сами не уверены в том, что можете проконтролировать данную задачу, лучше доверить ее профессионалам из ивент-агентства Пати Тайм.
Party Time предлагает проведение всех видов ивентов:
6. Логистика и транспорт
Если мероприятие проходит за городом, необходимо организовать транспорт для сотрудников. Лучший вариант – аренда автобусов или трансферных микроавтобусов, чтобы гости не беспокоились о дороге. Очень часто транспорту не уделяется должного внимания, что приводит в последствии к неожиданным «сюрпризам». Поэтому мы рекомендуем проработать данный вопрос также тщательно, как и другие, не менее важные вопросы.
Если корпоратив планируется на более чем один день, то также стоит заранее продумать размещение участников, для этого потребуется локация с гостиницей либо отдельная гостиница поблизости.
7. Фото- и видеосъёмка
Еще один важный момент для корпоративного мероприятия – фото- и видеосъемка. Так что, если вам важно сохранить воспоминания о событии, рекомендуется заказать профессионального фотографа и видеографа. Это позволит создать яркие фотоотчёты и видеоролики, которые можно использовать для внутренних корпоративных целей или в соцсетях компании.
8. Время
Один из секретов от профессионалов, как провести корпоратив, чтобы достичь выполнения всех поставленных задач – это выделить достаточно времени на процесс организации.
Если вы думаете, что ивент-агентство существует для того, чтобы организовывать мероприятия с сегодня на завтра, то вы глубоко ошибаетесь! Процесс организации любого, даже небольшого корпоратива требует времени на подготовку и проработку всех задач. Чем больше времени будет у агентства, тем качественнее будут проработаны все задачи.
Сколько же времени нужно выделять на подготовку корпоративного мероприятия?
Возьмем снова для примера корпоратив на 100 человек. В случае бюджетного варианта (небольшой бюджет подразумевает и небольшое количество задач) на подготовку может быть достаточно 1 месяца. Однако, учитывая необходимое время на начальные переговоры между заказчиком и агентством, желательно добавить еще 2-4 недели, что в итоге составляет 2 месяца.
Для корпоратива премиум уровня, где могут потребоваться сложные задачи, как, например, изготовление уникальных декораций, разработка новых постановок и шоу, заказ сувенирной продукции с разработкой и утверждением дизайн-макетов и т.п., может потребоваться от 3 до 6 месяцев.
Разумеется, бывают случае, когда ивент-агентство сможет выполнить поставленные задачи и за несколько недель. Но в этом случае подготовка и проведение мероприятия могут быть довольно стрессовыми для организаторов, а также повлечь за собой удорожание работы агентства.
9. Как упростить проведение корпоратива?
Проведение корпоратива в Киеве может занять много времени, если заниматься этим самостоятельно. Гораздо проще доверить процесс профессиональному ивент-агентству, которое возьмёт на себя все заботы.
Преимущества работы с агентством:
✔ Подбор площадки и концепции.
✔ Разработка концепции и развлекательной программы.
✔ Планирование и контроль бюджета.
✔ Организация логистики и технического обеспечения.
✔ Координация всех подрядчиков.
✔ И самое главное – агентство работает за вас, а вы сможете сполна насладиться событием!
Агентство Party Time предлагает комплексное проведение корпоративов в Киеве – от поиска локации до финальной реализации.
Заключение
Как провести корпоратив, который запомнится? Главное – учитывать цели мероприятия, правильно распределить бюджет, выбрать подходящую локацию и создать интересную развлекательную программу.
Если вам нужна профессиональное проведение корпоратива в Киеве, обратитесь в Party Time – и мы сделаем ваше мероприятие безупречным!
